PMS è l’acronimo di Property Management System, conosciuto anche come “Gestionale alberghiero”, ovvero un software utilizzato dall’industria alberghiera per migliorare la gestione della propria attività.
Tramite un software, gli albergatori ed il loro team possono semplificare i processi operativi e non solo.
Alcune delle operazioni quotidiane che possono essere semplificate sono:
- visualizzare e gestire le prenotazioni attraverso un planning, una griglia con camere e date
- gestire piani tariffari e prezzi (sia sul proprio gestionale che sui canali di vendita)
- effettuare le operazioni di check-in e il check-out
- creare report per analizzare dei dati (es. fatturato, tasso di occupazione delle camere ecc..)
- inviare email automatiche e creare banche dati con informazioni anagrafiche
- emettere documenti fiscali come ricevute e fatture
- generare schedine alloggiati e creare file per la comunicazione obbligatoria delle statistiche ISTAT
- gestire le operazioni di pulizia delle camere e della struttura
- connettere portali OTA e metasearch attraverso il channel manager
- etc…
In questo mare magnum di soluzioni non è sempre facile scegliere il software più adatto alla propria struttura e alle proprie esigenze. Quindi da dove si comincia? quali sono gli aspetti da considerare e prendere in valutazione?
Vediamolo più da vicino con Marco Matarazzi, CEO e co-founder di Slope, un’interessantissima realtà con base in Umbria.
Cos’è Slope?
Slope è il software gestionale cloud “tutto in uno” per hotel.
Con il termine “tutto in uno” intendiamo un software unico che sia in grado di gestire ogni aspetto operativo di una struttura ricettiva.
Le principali funzioni che compongono la soluzione Slope sono:
- Software gestionale (PMS)
- Booking engine (con widget per il collegamento al proprio sito web)
- Channel manager (più di 500 canali tra portali OTA e metasearch collegabili)
- Modulo preventivi
- Amministrazione
- Wellness
- Sale Meeting
- Food And Beverage
- iD Scan (per la lettura e digitalizzazione dei documenti di identità degli ospiti)
- Privacy (per la firma e presa visione dell’informativa privacy).
In base alle dimensioni e alle caratteristiche dell’hotel è possibile costruire un pacchetto su misura. Attivando uno o più moduli si riesce a creare una soluzione gestionale ideale per ogni esigenza.
Come nasce l’idea di creare un software per alberghi?
“L’idea di sviluppare Slope come soluzione software cloud nasce in seguito ad un’analisi che abbiamo condotto a fine 2015 – spiega Marco Matarazzi- e in cui abbiamo analizzato lo stato dell’arte dei programmi alberghieri presenti sul mercato. Ci siamo resi conto che diversi gestionali erano costruiti seguendo un’architettura informatica di vecchia concezione; erano lenti, difficili da utilizzare e soprattutto avevano la necessità di essere installati su dei server che andavano installati fisicamente all’interno della struttura ricettiva.
Per l’albergatore gestire un server è un aspetto oneroso, doversi curare di aspetti tecnici come: la sicurezza dei dati, i backup, la manutenzione dell’hardware, gli aggiornamenti e così via è anacronistico al giorno d’oggi.
L’idea alla base di Slope è quella di ripensare e rivedere il settore dei software gestionali per hotel mettendo nelle mani degli addetti ai lavori un software che fosse facile da utilizzare, intuitivo, potente e allo stesso tempo ricco di funzioni.
Si è scelto di seguire la direzione del cloud, ossia creare un software che fosse accessibile da qualsiasi dispositivo fisso o mobile e da qualsiasi luogo (casa, ufficio, in treno o dove si vuole).
Per accedere a Slope è sufficiente avere a disposizione un dispositivo che sia in grado di navigare su internet e tramite questo si riesce a gestisce ogni dettaglio del proprio hotel”.
Perché è ormai necessario per una struttura alberghiera disporre di un software gestionale “tutto in uno”?
“In un contesto di business competitivo come quello che viviamo – continua Marco Matarazzi, founder di Slope – il mercato si trova ad offrire ai potenziali clienti un’offerta molto vasta di strutture ricettive. Quando parliamo di strutture ricettive ci riferiamo sia a strutture alberghiere ma anche a strutture extra alberghiere (case vacanza, bed and breakfast, affittacamere).
Fino ad un decennio fa l’offerta di ospitalità non sembrava essere così vasta, da una parte il numero di strutture ricettive era inferiore e dall’altra era anche meno facile ottenere visibilità per le realtà più piccole.
Con l’avvento di internet e dei grandi portali di distribuzione diventare visibili e presenti è sempre più facile.
Questa semplicità paradossalmente rende il settore dell’ospitalità sempre più complesso e agguerrito; in questo contesto per lavorare bene e per rimanere competitivi è importante avere a disposizione dei software che siano moderni e in grado di seguire gli adeguamenti richiesti dal mercato.
Per questa ragione non possiamo più limitarci ad utilizzare un software che si occupi di gestire solo le prenotazioni e gli ospiti, ma abbiamo bisogno di una soluzione software più strutturata che integri funzionalità fondamentali come:
- creatore di preventivi su misura
- strumenti di marketing
- strumenti e reportistiche per il revenue
- strumenti di promozione
- cross sell di servizi ancillari
- gestione degli addebiti di bar, ristorante
- moduli per wellness, congressi e impianti sportivi
e così via.
Tutte queste funzioni devono essere parte integrante di una singola ed unica soluzione informatica. Un centro di controllo unico e centralizzato dove l’albergatore ed il suo team possono gestire ogni ambito del lavoro quotidiano e della pianificazione strategica.
Assistenza clienti e formazione al centro del prodotto?
Per noi la qualità dell’assistenza dei clienti è alla base del successo di un prodotto.
Crediamo nell’importanza lavorare insieme ai nostri clienti albergatori per assicurarci che il software Slope sia configurato ed impostato perfettamente seguendo le esigenze dell’hotel.
Come un vestito fatto su misura i nostri tecnici consulenti lavorano insieme al team dell’hotel per configurare ogni aspetto (dal branding, alla strategia di pricing, passando per le condizioni di prenotazione e di distribuzione).
Crediamo che solo un cliente che conosce bene la soluzione software possa apprezzarne pienamente la potenza, per questo investiamo molto tempo in corsi di formazione, webinar e sessioni di training per fare in modo che quanti più utenti possibili siano in grado di utilizzarlo al 100% (o quasi).
Per questo abbiamo un team di persone dedicate alla formazione e all’assistenza dei clienti, monitoriamo 7 giorni 7 e h24 lo stato dell’infrastruttura software per garantire sempre performance eccellenti.
Parlaci un po’ di Slope e del team.
“Slope è un’azienda umbra con sede a Gualdo Tadino formata da un nutrito gruppo di ingegneri informatici e di esperti nel campo turistico.
Il termine “Slope”, che in italiano vuol dire “pendio”, è un rimando alle colline umbre in cui si trova il nostro ufficio.
Tutto il lavoro del team Slope è volto ad offrire un software cloud based moderno e scalabile, riteniamo infatti che solo attraverso un solido prodotto sia possibile iniziare con il nostro cliente una crescita continua e condivisa”.
Se volete in questo video potete sbirciare i nostri uffici.