Quante e-mail ricevi ogni giorno? Dai, non dirmi che anche tu non sei schiavo delle notifiche. Ti vedo ai semafori, al ristorante, dentro ai centri commerciali o al cinema. Ormai le e-mail sono quotidianità, vista la facilità con la quale siamo connessi.
Il rapporto “Digital in 2017” frutto della collaborazione tra We Are Social e Hootsuite, uscito pochi mesi fa ci dice che più della metà della popolazione mondiale usa uno smartphone. Ma il bello (o il brutto) riguarda l’Italia: siamo il terzo paese al mondo per penetrazione di dispositivi mobile, con l’85% della popolazione a usarne uno, dietro soltanto a Spagna e Singapore.
Cioè, l’85% della popolazione italiana usa uno smartphone? Ma ti rendi conto? Siamo connessi h24, tra social ed e-mail. E’ vero che ormai anche per chiedere un preventivo ad un hotel si può usare un messaggio privato di Facebook (e ne vedo quotidianamente!) ma la mail è per eccellenza lo strumento di lavoro.
Richiedere un preventivo, candidarsi per un lavoro, argomentare un progetto, fare il punto per un incarico, portare avanti una trattativa, … al centro ci sono sempre loro, le e-mail. Dovremmo fare tutti un corso su come queste e-mail vengono preparate ed inviate perché vi giuro che se ne vedono di tutti i colori.
Ho raccolto un po’ di consigli, punti nevralgici dove prestare attenzione:
- Attenzione all’oggetto: ovviamente non deve essere vuoto! Anche oggetti come “Urgente” o “Importante” non servono a nulla. E’ utile invece un oggetto che in poche parole spieghi il contenuto dell’e-mail, ad esempio “Collaborazione per copywriting”, “Invio contratto Hosting” e che sia anche un minimo stimolante.
- Evitare messaggi troppo lunghi ed inserire nelle prime righe il focus del discorso. Eh si, la gente è pigra e non sempre legge subito tutto il contenuto dell’e-mail. E se nelle e-mail più lunghe usassimo dei paragrafi come si fa come negli articoli di un blog?
- Educazione: questa è fondamentale. Ce ne vorrebbe di più anche nella vita di tutti i giorni, figuriamoci quando si scrive un’e-mail dove anche i più remissivi si trasformano in leoni da tastiera!
- Attenzione al tono: le e-mail sono uno strumento efficace ed utilissimo, ma hanno un grosso difetto: l’assenza di un tassello fondamentale della comunicazione, ossia quella non-verbale. Non c’è espressione del viso, non ci sono movimenti del corpo o delle mani, non ci sono sguardi, non c’è neppure il tono della voce. Piccoli, grandi dettagli che ci consentono di capire se una persona è felice anche se non ride.
Una frase come “Bel lavoro, Alex!” può avere sia un significato positivo che ironico e negativo. Nella comunicazione verbale è facilissimo capire il significato ma via e-mail… è un po’ più dura. Quindi, attenzione al tono. Le possibilità di essere fraintesi non sono così remote. - Rileggi e correggi: ok, non lo si fa quasi mai quando si scrive una e-mail, ma sarà che io sono un po’ fissato con la formattazione, ricordiamoci di rileggere il testo prima di spingere invia, perché dopo è troppo tardi.
- La firma: ormai siamo in grado tutti di inserire una firma nel client di posta. Sembra un plus ma i contatti come fosse una sorta di biglietto da visita sono importanti. Nome, cognome, logo aziendale, qualifica e contatti. Magari anche il sito aziendale e, volendo, i link ai social.
- La telefonata, a volte, ci consente di arrivare prima al sodo, ma in questi anni ho capito che “verba volant, scripta manent”. Spesso un’e-mail ci consente di fissare concetti, idee ed affermazioni che con una telefonata non resterebbero. Verbalizzare una riunione o un incontro con un cliente, anche solo elencando i punti salienti di quanto è stato detto, non solo è apprezzato dal cliente, ma quando sono stati affrontati tanti argomenti sarà utile anche a noi.
- Attenzione anche al mittente, mi è capitato di vedere l’indirizzo e-mail scritto male, magari senza una lettera. Ma soprattutto mi capita di vedere informazioni incomplete. A volte mi arrivano e-mail da AMMINISTRAZIONE. Nonostante abbia fatto notare più volte al cliente questa cosa, vedo che non è stata recepita. La prossima volta che vado a trovarlo, glielo modifico direttamente io.
E quando arrivano email dall’azienda Cocococo Srl? Ovviamente nome di fantasia. Capisco che mi stai scrivendo dalla tua bellissima email info@cocococo.it ma perché non ci metti qualcosa di più comunicativo di Cocococo info?
- Come si chiude una email? Importanti i saluti, ovvio. Abbiamo già parlato di educazione. Magari si può essere un po’ più originali del classico “Resto a sua disposizione, distinti (o cordiali) saluti”?
- Ultimo, ma non meno importante, il discorso sugli allegati. Ho ordinato per dimensione le email ricevute negli ultimi mesi. E guardate un po’?!
Email da 25, 30 anche 35 MB. E’ vero che le connessioni sono sempre più rapide ma per spostare le foto ci sono tantissimi strumenti validi e soprattutto più snelli (da Dropbox, a Google Drive, passando per Wetransfer).
La comunicazione non è solo quello che diciamo o scriviamo, ma anche quello che arriva al destinatario! Cerchiamo di fare arrivare un messaggio corretto.