Quando mancano ancora diversi mesi all’apertura, preoccuparsi delle grafiche può sembrare prematuro.
Le offerte cambieranno, gli eventi non sono ancora tutti confermati, alcune tariffe devono essere definite e probabilmente non sappiamo nemmeno che tempo farà a Pasqua, tutto vero. Ma preparare la comunicazione prima della stagione non significa produrre oggi ogni singolo contenuto che servirà nei prossimi sei mesi. Significa costruire una base abbastanza solida da non dover ripartire da zero ogni volta.
Per un hotel, questo vuol dire arrivare all’apertura con fotografie aggiornate, template pronti, materiali coordinati e una direzione visiva chiara.
Perché quando la stagione comincia davvero, il tempo per ragionarci diminuisce parecchio.
Prima i contenuti, poi la corsa
Durante la stagione le esigenze di comunicazione aumentano velocemente.
Magari c’è una promozione da pubblicare, un evento da raccontare, una campagna da attivare, una newsletter da inviare, una nuova offerta da mettere online. E nel frattempo serve anche aggiornare il menù del ristorante o stampare un cartello per un servizio appena introdotto.
Se a ogni richiesta bisogna decidere nuovamente font, colori, impostazione delle immagini, stile delle grafiche e formato, anche un contenuto apparentemente semplice diventa più lento da produrre.
Ecco perché il lavoro utile da fare prima della stagione riguarda soprattutto la costruzione di un sistema.
Non servono cinquanta grafiche finite. Servono gli strumenti giusti per crearle velocemente quando saranno necessarie.
I template social non servono a rendere tutti i post uguali
Preparare in anticipo alcuni template per i social è uno dei primi passi.
Ma attenzione: template non significa prendere una cornice, cambiare la fotografia ogni settimana e pubblicare sempre lo stesso post.
Un buon sistema dovrebbe prevedere più strutture grafiche riconoscibili, pensate per contenuti differenti.
Per esempio:
- offerte e promozioni;
- eventi;
- recensioni;
- servizi dell’hotel;
- informazioni utili;
- contenuti editoriali o rubriche;
- comunicazioni rapide e stagionali.
Il vantaggio è duplice. Da una parte il brand mantiene una propria riconoscibilità, dall’altra, chi deve produrre i contenuti ha già una base su cui lavorare.
E questo diventa particolarmente importante nei momenti in cui bisogna pubblicare velocemente.
Anche le ADS hanno bisogno di essere preparate
Le campagne pubblicitarie vengono spesso affrontate solo quando arriva il momento di attivarle.
Prima si decide l’offerta, poi il pubblico, poi il budget e infine qualcuno chiede: “E la grafica?”. Quindi meglio pensarci prima.
Definire un sistema adattabile ai diversi obiettivi – promozioni, prenota prima, aperture, ponti, eventi, periodi di bassa occupazione o campagne dedicate a specifici target, ti permetterà di risparmiare molto tempo quando ne avrai ancora meno da dedicare a queste attività.
È utile prevedere diversi formati e soprattutto progettare creatività in cui messaggio, immagine e call to action abbiano una gerarchia chiara.
Una grafica bella ma poco leggibile può funzionare bene nel feed e molto meno in una campagna. Nelle ADS, spesso, abbiamo pochi secondi e pochi centimetri di schermo per far capire cosa stiamo proponendo. La progettazione deve tenerne conto.
Lo shooting va programmato partendo da ciò che servirà
“Ci servono foto nuove” è un ottimo punto di partenza, ma prima di organizzare uno shooting bisognerebbe chiedersi dove verranno utilizzate quelle immagini.
Sito, social, newsletter, ADV, Booking engine, materiali stampati?
Una fotografia perfetta per l’header di un sito potrebbe essere difficile da utilizzare in una storia Instagram. Una foto molto verticale potrebbe essere poco adatta a una campagna display. E dieci bellissime fotografie della piscina non risolvono il problema se poi dobbiamo comunicare colazione, camere, famiglie, business o servizi.
Per questo uno shooting efficace dovrebbe nascere da una vera e propria lista dei contenuti necessari.
Ambienti e camere sono importanti, ma lo sono anche dettagli, persone, gesti, servizi ed esperienza.
E vale la pena pensare anche agli spazi grafici: fotografie con zone più pulite sulle quali poter inserire un titolo, un prezzo o una CTA possono diventare molto più versatili durante l’anno.
Controllare le immagini che abbiamo già
Prima di produrre nuovo materiale conviene anche fare una piccola operazione spesso rimandata: riordinare l’archivio fotografico.
Quali immagini sono ancora rappresentative della struttura? Quali mostrano camere che nel frattempo sono state rinnovate? Ci sono fotografie di servizi che non esistono più? Mancano completamente alcuni ambienti?
Avere centinaia di file in una cartella non significa avere un buon archivio.
Organizzare le fotografie per ambiente, servizio, stagione e formato permette di recuperarle rapidamente e, soprattutto, capire cosa manca davvero prima di programmare uno shooting.
E poi c’è tutto quello che finisce sulla carta
La comunicazione dell’hotel non vive soltanto online.
Prima dell’apertura è utile fare un inventario anche dei materiali stampati presenti in struttura (biglietti da visita, brochure, menù, cartelli, materiale informativo nelle camere, indicazioni per i servizi, QR code, vetrofanie, espositori, materiali per eventi o convenzioni).
Il controllo dovrebbe essere sia grafico sia pratico.
Quindi verifica che le informazioni siano ancora corrette, che i QR code funzionino, che gli orari siano aggiornati, che lo stile sia coerente con quello utilizzato online e che il logo sia quello attuale.
Sono dettagli, ma è proprio la somma di questi dettagli a costruire la percezione di un brand.
Preparare prima non significa non cambiare più nulla
C’è però un rischio: voler decidere ogni contenuto della stagione a gennaio e non modificarlo più. Non dovrebbe essere così. La comunicazione deve poter reagire a ciò che succede: andamento delle prenotazioni, meteo, eventi, richieste degli ospiti, nuovi servizi e opportunità commerciali.
Programmare bene significa lasciare spazio all’imprevisto senza trasformarlo ogni volta in un’emergenza.
Se identità visiva, template, archivio fotografico e materiali di base sono già organizzati, diventa molto più semplice creare qualcosa di nuovo mantenendo coerenza.
Ed è questa, probabilmente, la preparazione grafica più utile da fare prima della stagione.
Una checklist prima di partire
Prima che inizi la stagione, quindi, vale la pena verificare almeno questi punti:
- identità visiva e linee grafiche aggiornate;
- template social per i principali contenuti;
- formati e impostazioni grafiche per le campagne ADS;
- archivio fotografico ordinato e aggiornato;
- shooting pianificato sulla base dei contenuti mancanti;
- materiali stampati controllati e, dove necessario, ristampati;
- QR code, contatti, servizi e informazioni verificati;
- file e materiali organizzati in modo che siano facilmente recuperabili.
Non è necessario avere già tutto pronto per agosto. È molto più importante sapere come produrlo quando servirà.
E se non riesco ad essere così organizzato?
È esattamente il motivo per cui abbiamo creato Retorica Hotel 365.
Un servizio pensato per affiancare gli albergatori durante tutto l’anno con una regia unica che mette insieme strategia, comunicazione e operatività.
Significa partire dagli obiettivi dell’hotel, programmare le attività e poi coinvolgere le diverse competenze quando servono: dalla grafica ai social, dagli shooting alle campagne ADV, fino all’email marketing e all’analisi dei risultati. Le priorità possono cambiare durante l’anno e il piano cambia insieme a loro.
In questo modo l’albergatore non deve coordinare ogni singola attività o decidere di volta in volta quale intervento attivare. C’è un referente che conosce il progetto, coordina il lavoro e mantiene una direzione comune tra i diversi strumenti.
Perché preparare bene una stagione significa anche questo, senza arrivare ogni volta alla domanda “adesso cosa dobbiamo comunicare?”, ma avere già una strategia da seguire e un team con cui portarla avanti.