Nel 2018 si scrivono ancora i comunicati stampa? Eccome se si scrivono! È uno degli strumenti più utili per diffondere online, e offline, le proprie comunicazioni istituzionali.
Per parlare di un nuovo prodotto, un nuovo servizio, un evento. Tutto quello che pensi possa meritare un po’ di attenzione dai giornali o dal pubblico.
Perché è vero, si può condividere una notizia sui social o mandare una newsletter, ma il comunicato stampa è ancora oggi visto come il canale ufficiale, per le comunicazioni aziendali.
Come si scrive un comunicato stampa? A chi si manda? E soprattutto: quali caratteristiche dovrebbe avere, affinché sia realmente efficace? Te lo spiegherò oggi, in questo articolo.
Cos’è un comunicato stampa
Il comunicato stampa è una comunicazione ufficiale che l’azienda fa a un pubblico specifico, di solito composto da giornalisti. Ma possono anche essere blogger o influencer. Il comunicato è un testo breve, concreto e soprattutto chiaro. Non c’è bisogno di inserire tutte le informazioni che riguardano la tua azienda, ma rimani focalizzato sui benefici che un consumatore può ottenere utilizzando il nuovo prodotto o servizio, o partecipando all’evento che hai organizzato.
Cosa NON è un comunicato stampa
Un comunicato stampa non deve essere utilizzato per fare spam. Quindi non dovrà essere pubblicato, in contenuto duplicato, su 20 siti differenti. E non va mandato, in maniera casuale, a tutti i contatti che hai. Scegli a chi inviarlo in base all’argomento.
Il comunicato stampa non è un testo creativo. Anzi, ti dirò di più: un testo eccessivamente creativo potrebbe diminuire la sua efficacia. Di solito i comunicati iniziano tutti, più o meno nello stesso modo. Chiaramente cerca di evitare le frasi troppo standard della serie “Si svolgerà questo sabato” o “E’ terminato ieri”, che conferiranno un senso di deja-vù a quello che hai scritto.
Come si scrive un comunicato stampa
Hai mai sentito parlare della regola delle “5W”? Si tratta di una pratica molto comune nella scrittura giornalistica, dove vengono utilizzate cinque domande – Who, What, Where, When, Why – per organizzare al meglio un discorso. In italiano: “Chi? Cosa? Dove? Quando? Perché?”. Ovvero: tutto quello che è necessario sapere per dare vita ad un notizia. E di conseguenza per scrivere un comunicato stampa utile ed efficace.
L’ideale è scrivere un comunicato stampa con paragrafi indipendenti. Cosa significa? Che ogni parte, o blocco, dovrebbe poter essere spostato di posto, senza perdere il senso della notizia e senza correre il rischio di tralasciare elementi importanti per la comprensione. I paragrafi saranno poi disposti in ordine di importanza.
All’interno di un comunicato stampa dovrà essere poi presente qualche virgolettato, chiaramente attribuito alla qualifica della persona che rilascerà la dichiarazione. Questo servirà a dare autorevolezza a quello che stai raccontando. Non usare le classiche virgolette, ma i caporali «», all’interno dei quali sarà contenuta la dichiarazione.
Attenzione però a non esagerare. I virgolettati dovranno essere un paio per ogni comunicato stampa e limitarsi a frasi, non interi discorsi. La brevità è uno degli aspetti più importanti di un comunicato stampa.
Molto importante è anche il tono di voce, che dovrà essere fresco, professionale. Ma soprattutto è importante che ti rappresenti. È la tua personalità.
A chi mandare un comunicato stampa
Il comunicato deve essere utilizzato per informare persone potenzialmente interessate. Ovvero: i giornalisti. I destinatari devono far parte del tuo target. Quindi è necessario compiere un’attenta ricerca di indirizzi. Non trascurare le testate locali, le riviste di cultura, i blog di settore, gli editori e gli influencer. In fondo, peggio che scrivere un comunicato stampa sbagliato, c’è inviarlo alle persone sbagliate. Non sprecare energie e tempo preziosi, scegli con cura i contatti giusti. In questo modo potrai aumentare le probabilità di pubblicazione.
Forse non hai mai visto la casella di posta di una redazione giornalistica, sia essa di un quotidiano o di un magazine online. Esplode di comunicati stampa. È quindi scontato dire che per convincere un giornalista a pubblicare proprio te, hai poco tempo. Per farlo: digli tutto e fallo subito. Già a partire da titolo e attacco.
Il titolo
Le regole sono sempre le stesse. Ti avevo già spiegato come si scrive un buon titolo. Non c’è molto da aggiungere se non: chiarezza e sintesi. Inoltre, il titolo come dicevo poco fa, deve far capire subito al giornalista di cosa si tratta. Lascia da parte il mistero, evita i punti interrogativi in questo caso, e vai dritto al punto.
L’ideale, se il tuo comunicato potrebbe essere pubblicato su testate online, è di inserire una parola chiave significativa già nel titolo.
L’attacco
Qui si decide tutto. Ricorda le 5W che ti dicevo prima. Cerca inoltre di condensare tutte le informazioni importanti in non più di tre o quattro righe. L’attacco del tuo comunicato stampa deve contenere la notizia, poi via via, continuando a leggere, ci saranno i dettagli e le altre informazioni utili. Ma già dalle prime frasi chi riceve il tuo comunicato dovrà capire se e dove pubblicarlo.
Quindi, da quale “W” iniziare? Sta a te deciderlo. Non necessariamente servono tutte e cinque, la prima deve essere quella più importante. Non ripetere le parole del titolo. L’attacco deve aggiungere qualcosa in più.
Cerca di usare sempre la forma attiva, ovvero: “A Riccione apre un nuovo cocktail bar”.
Conclusione
L’ultimo paragrafo del comunicato sarà la prima a essere tagliata in mancanza di tempo e spazio. Quindi, qui inserisci gli approfondimenti, la storia, le curiosità, ulteriori link che potrebbero interessare ai lettori, ma che non sono fondamentali per comprendere il senso della notizia.
Al termine del comunicato stampa ci vanno i contatti. Quindi numero dell’ufficio comunicazione aziendale e recapiti: email, sito internet, social.
Le immagini
Sono importantissime. Sto parlando di una locandina o un’immagine creata ad hoc per il tuo comunicato. E se hai a disposizione diverse foto, magari anche ad alta risoluzione, evita di allegarle all’email, ma crea una cartella condivisa su Google Drive.
Quando inviare
Ora che il tuo comunicato è pronto, mancano i dettagli tecnici. Ovvero: quando inviare? Non occorre mandare il comunicato stampa mesi prima. Un paio di settimane sono più che sufficienti. Altrimenti, se lo invii con largo anticipo, magari una settimana prima dell’evento fai un piccolo promemoria al giornalista che l’ha ricevuto.
Il momento migliore per inviare è il mattino, perché in redazione si leggono le email e ci sarebbe la possibilità di inserire la notizia entro sera.
E tu, hai mai scritto un comunicato stampa?